作者在任务管理中的经验和教训，优先级设定不总是有效，需考虑可支配时间和工作量。提出简单灵活的管理系统，收集任务、分配执行时间和拆解大任务。强调直觉的重要性，使用Notion和Apple的提醒事项和日历管理任务。系统让作者更有目标，避免冗余步骤，提高时间掌控感。

作者分享了使用任务清单和日历系统的经历，推荐使用免费版的Todoist作为任务清单应用，使用Fantastical管理日历。作者期待原生日历应用能够显示提醒事项的任务。

倒计时软件可以帮助用户管理时间，提醒重要事项，增强效率。推荐的免费倒计时软件有：Countdown Timer，TimeLeft，Day Counter和Moment。它们提供简洁清晰的界面和多种个性化设置选项，方便用户定制。支持多个倒计时同时运行，并提供扩展功能如声音提醒、闪烁提示、定时关闭电脑。用户可根据操作系统和个人喜好选择适合自己的倒计时软件。